Diese Vereinbarung wird bei der Registrierung Bestandteil des Nutzungsvertrags über Zahlfluss. Sie regelt die Verarbeitung personenbezogener Daten, die der Auftragnehmer im Auftrag des Kunden verarbeitet.
Verantwortlicher (Auftraggeber): der Kunde, dessen Firmendaten bei der
Registrierung angegeben wurden.
Auftragsverarbeiter (Auftragnehmer): Strate Business Service UG (Haftungsbeschränkt), Inhaber: Michael Strate, Hans-Böckler-Str.21, 40764 Langenfeld.
Gegenstand ist der Betrieb der Web-Anwendung Zahlfluss: Abruf und Auswertung von Belegdaten aus dem Lexware-Office-Konto des Auftraggebers (Steuer- und Liquiditätsprognose, Analyse) sowie — soweit vom Auftraggeber aktiviert — der Versand von Zahlungserinnerungen und Mahnungen an dessen Kunden. Die Vereinbarung gilt für die Dauer des Nutzungsvertrags (einschließlich Testphase) und endet mit dessen Beendigung.
Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) sind nicht Gegenstand der Verarbeitung.
Der Auftragnehmer verarbeitet die Daten ausschließlich im Rahmen dieser Vereinbarung und der über die Anwendung erteilten Weisungen des Auftraggebers (insbesondere Konfiguration des Mahnwesens: Modus, Stufen, Texte, Ausschlussliste, Freigabe einzelner Mahnungen). Eine Nutzung für eigene Zwecke findet nicht statt. Hält der Auftragnehmer eine Weisung für rechtswidrig, informiert er den Auftraggeber unverzüglich.
Mit der Verarbeitung befasste Personen sind zur Vertraulichkeit verpflichtet (Art. 28 Abs. 3 lit. b, Art. 29 DSGVO).
Die Verarbeitung findet ausschließlich in der Europäischen Union bzw. im Europäischen Wirtschaftsraum statt; eine Übermittlung personenbezogener Daten in ein Drittland erfolgt nicht. Der Auftragnehmer darf die Maßnahmen fortentwickeln, solange das Schutzniveau nicht unterschritten wird.
Der Auftraggeber genehmigt allgemein den Einsatz folgender Unterauftragsverarbeiter:
Der Abruf aus Lexware Office erfolgt aus dem eigenen Vertragsverhältnis des Auftraggebers mit der Haufe-Lexware GmbH & Co. KG; Haufe-Lexware ist insoweit kein Unterauftragsverarbeiter des Auftragnehmers. Über beabsichtigte Änderungen der Unterauftragsverarbeiter informiert der Auftragnehmer mindestens vier Wochen vor Wirksamwerden per E-Mail; der Auftraggeber kann aus wichtigem Grund widersprechen und den Vertrag andernfalls zum Wirksamwerden der Änderung kündigen.
Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber im Rahmen des Zumutbaren bei der Beantwortung von Betroffenenanfragen (Art. 12–23 DSGVO), bei der Sicherheit der Verarbeitung sowie bei Melde- und Benachrichtigungspflichten (Art. 32–36 DSGVO). Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten meldet der Auftragnehmer dem Auftraggeber unverzüglich, spätestens innerhalb von 48 Stunden nach Bekanntwerden. Der Auftragnehmer führt ein Verzeichnis der im Auftrag durchgeführten Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30 Abs. 2 DSGVO).
Der Auftragnehmer weist die Einhaltung dieser Vereinbarung auf Anfrage nach (Auskünfte, Dokumentation der Maßnahmen). Kontrollen vor Ort sind nach rechtzeitiger Ankündigung während der üblichen Geschäftszeiten möglich, soweit sie den Betrieb nicht unverhältnismäßig stören.
Nach Beendigung des Vertrags — spätestens mit der Löschung des Kontos — löscht der Auftragnehmer die im Auftrag verarbeiteten Daten einschließlich des Mandanten-Datenverzeichnisses; in Backups entfallen sie mit der turnusmäßigen Rotation. Der Auftraggeber kann seine Belegdaten jederzeit über sein eigenes Lexware-Office-Konto einsehen und exportieren; gesetzliche Aufbewahrungspflichten des Auftragnehmers (z. B. für Abrechnungsunterlagen) bleiben unberührt. Auf Anfrage bestätigt der Auftragnehmer die Löschung in Textform.
Die Haftung richtet sich nach Art. 82 DSGVO sowie ergänzend nach den Haftungsregelungen der AGB. Es gilt deutsches Recht. Bei Widersprüchen zwischen dieser Vereinbarung und den AGB geht diese Vereinbarung in Datenschutzfragen vor. Anfragen zu dieser Vereinbarung an info@zahlfluss.de.